Werkplek

Etiquette voor een videovergadering

Een videogesprek bespaart tijd en het milieu. Maar brengt ook uitdagingen met zich mee. Dit zijn de beste tips van professionals voor een soepel lopende digitale bijeenkomst.

Alweer tijd voor een Skype-overleg? Videovergaderen is voor veel mensen een dagelijkse gang van zaken. Maar technische problemen, slechte voorbereidingen en ontbrekende digitale etiquette kunnen een effectief overleg in de weg staan. Hier volgen de beste tips van Sofia Larsson, auteur van Moderna etikettboken [het moderne etiquetteboek].

1. Controleer welke software wordt gebruikt

Het bedrijf kan uit privacy- of bedrijfsoogmerk voor verschillende oplossingen hebben gekozen. Download het juiste programma en test van tevoren of het werkt.

2. Kies een voorzitter als u met meerdere mensen bent

Deze persoon zorgt er vervolgens voor dat de vergadering op tijd begint en stopt en iedereen verbinding heeft. Deze persoon leidt ook de discussie. Anders bestaat het gevaar dat iedereen door elkaar gaat praten.

3. Weg met alle afleiding

Probeer een rustige achtergrondomgeving te vinden, zodat de overige deelnemers niet afgeleid kunnen worden. Sluit ook websites en programma's af die u tijdens de vergadering niet gebruikt. De enige website die u open kunt laten staan is "Problemen met Skype" of iets dergelijks, zodat u niet in paniek raakt als de techniek u in de steek laat.

4. Denk aan de details

U moet zo dicht voor de camera zitten dat uw gezichtsuitdrukkingen gemakkelijk af te lezen zijn, maar uw poriën en neusharen moeten niet zichtbaar zijn. Net iets onder de schouders en met wat 'lucht" boven het hoofd, lijkt vaak wel harmonieus.

5. Zorg ervoor dat het geluid goed is...

Gebruik een headset als u die hebt, omdat u het dan beter hoort en uzelf niet hoort met vertraging of met een echo via de luidsprekers. Als u geen headset hebt en er geen voorzitter is, kunt u op "mute" drukken als u niet aan het woord bent. Ook al beperkt iedereen de achtergrondgeluiden tot een minimum kunnen ze tot storend geroezemoes leiden.

6. ...en het licht

Een videovergadering is natuurlijk geen HD-tv, maar als het te licht is en de lamp staat op u gericht kunt u er overbelicht uitzien. Te veel schemer kan ook frustrerend zijn voor de mensen die uw gezichtsuitdrukking proberen af te lezen.

7. Niet stiekem surfen

Het is wellicht verleidelijk om gaan surfen op uw computer of met uw mobiele telefoon op schoot. Maar het gevaar dat iemand dit ziet is groot en haalt de spirit eruit die er (hopelijk) is rond de vragen die besproken moeten worden. Voor het geval u snel wat onderzoek moet doen voor een goede voortzetting van de vergadering kunt u aangeven: "Oké, ik zoek het op en ben over een aantal minuten terug".

8. Neem het eventueel op

Het kan praktisch zijn om terug te kunnen luisteren wat er eigenlijk is gezegd tijdens een belangrijke vergadering. Maar vraag eerst aan iedereen of zij instemmen met opname, omdat het als een inbreuk op integriteit kan worden opgevat als iemand het naderhand hoort.

9. Laat mensen uitpraten

Wat in een bijzin wordt gezegd na een ademhaling en een micropauze van de spreker kan achteraf het belangrijkste zijn geweest van de hele vergadering. Omdat u elkaars lichaamstaal niet op dezelfde manier ziet zoals tijdens een normale vergadering, kan een stilte wat stress veroorzaken die u snel wilt "invullen". Probeer het rustig te houden en geef elkaar de tijd om na te kunnen denken.

Doe dit nooit!

Kauwgom kauwen

Kauwgom kauwen tijdens een vergadering komt eigenlijk altijd nonchalant over, maar kan zijn tijdens een Skype-overleg waar de focus op het gezicht ligt bijzonder irritant zijn.

Vergeten dat mensen hun eigen systeem gebruiken

Aanwijzingen geven zoals "Druk op de toets helemaal rechts onderin" is gedoemd te mislukken omdat mensen hun mobiele telefoon, tablet of computer gebruiken met verschillende browsers en verschillende indelingen.

Negeer irl-mensen

De bewering dat videovergaderingen overal plaats kunnen vinden moet enigszins voorzichtig worden opgevat. Mensen naast u in het café luisteren liever niet mee naar een saaie vergaderingen over de financiële situatie van uw bedrijf.

Laatst bijgewerkt: 1 juli 2022

Tags