Werkplek

Handleiding: Hoe wordt je bedrijf mobiel?

De huidige technologische mogelijkheden maken het eenvoudiger dan ooit om een digitaal mobiel kantoor te creëren en werknemers de vrijheid te bieden om te werken waar en wanneer ze maar willen. De manier waarop er voor verschillende bedrijven anders uitziet en in deze handleiding vertellen we je over alle onderdelen die op hun plaats moeten vallen; van technologie tot organisatie.

De digitale mobiele werkplek is meer dan een trend, iets wat steeds meer wordt verwacht van de huidige jonge beroepsbevolking. Goed geïmplementeerd resulteert het in gelukkiger en meer gemotiveerde medewerkers die meer vrijheid en flexibiliteit ervaren, en tegelijkertijd meer gedaan krijgen.

Dit is echter niet automatisch iets dat veel heroverweging van het bedrijf vereist, zowel in termen van organisatie als technische infrastructuur. En als de technische en organisatorische omstandigheden er zijn, wacht het grote werk: de medewerkers mee in de boot krijgen.

Deel 1

De voorwaarden voor het digitale mobiele kantoor

De werkplek is niet langer een plek waar je naartoe gaat, maar iets dat je bij je hebt. Om mobiel te kunnen werken zijn er drie dingen nodig: de juiste hardware, de juiste software en de juiste organisatorische omstandigheden. Met de juiste tools en diensten kan je werkplek overal zijn waar je toegang hebt tot het internet. En mocht je soms een internetverbinding missen, dan kun je van de gelegenheid gebruikmaken om zonder te worden afgeleid taken uit te voeren die extra aandacht vereisen.

Hardware

Al het digitale werk, zowel op kantoor als daarbuiten, is uiteraard gebaseerd op de digitale apparaten. Maar of het nu een laptop, een iPad met een toetsenbord of een smartphone is, is volledig afhankelijk van welke rol de gebruiker heeft en wat voor soort werk gedaan moet worden. Creatief werk vereist een duidelijk scherm met hoge resolutie en een goede interface in de vorm van een muis of touchscreen. Voor vergaderingen zijn goed beeld en geluid belangrijk. Voor het typen kan het telefoonscherm voldoende zijn als de telefoon is aangesloten op een handig toetsenbord.

Een belangrijk aspect bij het kiezen van hardware is dat de gebruiker hetzelfde document moet kunnen openen en bewerken, ongeacht het gebruikte apparaat. Daarom moeten alle apparaten toegang hebben tot bijvoorbeeld dezelfde cloudservices en opslagruimten. Het is niet nodig om alleen producten uit hetzelfde ecosysteem te hebben, zoals alleen Apple- of Windows-producten, maar als werknemers in verschillende ecosystemen willen samenwerken, zijn diensten nodig die alle ecosystemen ondersteunen.

De trend om eigen hardware te gebruiken, wat bekend staat als "bring your own device" (BYOD), nam een paar jaar geleden een start en betekent dat werknemers die gewend zijn aan een bepaald ecosysteem of digitaal apparaat dezelfde technologie op het werk willen kunnen gebruiken. Een Apple-gebruiker kan bijvoorbeeld zijn Macbook op het werk gebruiken, zelfs als er vooral pc's draaien, of vice versa. Wanneer software, beveiliging, opslag en andere infrastructuur niet zijn gekoppeld aan een bepaald ecosysteem, wordt dit geen probleem.

BYOD betekent echter niet dat de werknemer zelf de hardware moet leveren die hij of zij nodig heeft om zijn of haar werk uit te voeren. Verwacht dat het bedrijf de overgrote meerderheid van de digitale apparaten zal moeten leveren die nodig zijn voor werknemers om mobiel te werken

Als het bedrijf echt serieus is over gebruikers overal laten werken, moet je ook budget vrijmaken voor hardware voor de thuiswerkplek van de werknemers. Het is misschien niet iets waar je in de eerste plaats aan denkt, maar als werknemers thuis productief moeten zijn, hebben ze bijvoorbeeld een extern scherm, toetsenbord, muis en dockingstation nodig.

Software

Een voorwaarde voor functioneren van het digitale mobiele kantoor is dat het voor werknemers gemakkelijk is om documenten en bestanden met elkaar te produceren, te bewerken en te delen, en om altijd en overal soepel te kunnen communiceren.

De meeste bedrijven maken gebruik van een breed scala aan software en diensten in hun dagelijkse werk. Tegenwoordig zijn de meeste diensten, zoals CRM-systemen, salarissystemen en klantregisters, beschikbaar in moderne cloudvarianten. Hier is de uitdaging van het vinden van de diensten die functioneel overeenkomen met wat het bedrijf op dit moment heeft, en vervolgens om daadwerkelijk alle gegevens van de bestaande oplossing naar de cloud over te dragen. Als het overweldigend voelt om het allemaal tegelijk te doen, kun je één service per keer doen. Je begint bijvoorbeeld met de diensten die het meeste te winnen hebben bij de overstap naar de cloud, zowel vanuit het perspectief van de gebruiker als in termen van hogere bedrijfswaarde.

Sommige dingen gaan mogelijk niet of zijn wenselijk om naar de cloud te verhuizen. Dit kunnen gepatenteerde legacy-toepassingen zijn die veel waarde creëren, maar op verouderde infrastructuur worden uitgevoerd. Vervolgens kunnen ze toegankelijk worden gemaakt via een VPN-service, of door de toepassing op een lokale server uit te voeren en vervolgens via een omgekeerde proxy beschikbaar worden gesteld aan werknemers buiten het kantoor; een veilige spiegeling van een virtueel bureaublad op de server.

Verschillende studies tonen aan dat met name jongere werknemers over het algemeen de voorkeur geven aan tekstberichten via de telefoon, terwijl we een steeds duidelijkere trend zien naar "consumerisation", d.w.z. dat de diensten die we op het werk gebruiken vergelijkbaar zijn met die we privé gebruiken. Dit betekent dat naast videoconferentiemogelijkheden voor effectieve vergaderingen, velen moderne chatdiensten willen gebruiken voor dagelijkse communicatie, in plaats van e-mail of telefoon.

kvinna sitter i en trappa utomhus med sin laptop i knät

Infrastructuur

Alle bedrijven die niet volledig jong zijn, hebben een soort IT-systeem waarmee rekening moet worden gehouden wanneer het tijd is om de werkplek mobiel te maken. Het kan van alles zijn, van opslagruimten, beveiligingssystemen en netwerken tot verschillende soorten diensten, zowel zelf ontwikkeld als gekocht. Tegenwoordig komen cloudgebaseerde oplossingen en Everything as a Service steeds vaker voor. Dit betekent dat je kiest welke diensten en functies je bedrijf nodig heeft en alleen een vast maandelijks bedrag betaalt. Dit elimineert de noodzaak om hardware te kopen en te onderhouden, je hoeft je geen zorgen te maken over capaciteitsproblemen, omdat je gemakkelijk kunt op- en afschalen als dat nodig is, en je gemakkelijk toegang krijgt tot al je diensten en functies waar je overal internettoegang hebt.

Er zijn verschillende redenen om niet te kiezen voor cloudgebaseerde oplossingen of om ervoor te kiezen om bepaalde functies toe te voegen aan de cloud en sommige onderdelen lokaal. Een van de redenen kan zijn dat je klanten specifieke vereisten hebben die bepalen waar hun informatie kan worden opgeslagen. Een andere is of het bedrijf werkt aan bestanden zo groot dat het te duur of onhandig wordt om ze op te slaan in de cloud. Dit hoeft echter niet te verhinderen dat werknemers er buiten het kantoor toegang tot krijgen. Het kan worden opgelost met een VPN-service of door de inhoud op de office-server te spiegelen met een virtueel bureaublad. Met de laatste optie hoef je de bestanden niet heen en weer te sturen via het netwerk, wat onnodige vertragingen kan veroorzaken op een langzame verbinding.

Luister naar de gebruikers!

Traditioneel heeft de IT-afdeling besloten welke hardware en software er gekocht moet worden in het bedrijf. Maar vele malen hebben degenen die besloten over de aankopen een slechte kijk op de behoeften van de werknemers, hoe ze werken en eventuele persoonlijke verzoeken. Dit kan ertoe leiden dat gebruikers minder productief worden omdat ze niet begrijpen hoe de technische tools werken, of in het slechtste geval niet-goedgekeurde producten en diensten (bekend als Shadow IT) gebruiken die niet voldoen aan de beveiligingsvereisten van het bedrijf omdat ze niet van de tools houden die het bedrijf biedt. Deze mensen kunnen echter als inspiratie dienen bij het ontwerpen van bedrijfsbeleid. Is er een meerderheid voor Slack, ook al biedt het bedrijf Microsoft Teams aan? Dan is het misschien tijd om over te schakelen, of beide aan te bieden. Wil een aantal mensen Discord gebruiken omdat ze een achtergrond hebben als gamers? Als het op het gebied van veiligheid kan worden opgelost zonder al te veel handoplegging, kan het een win-winsituatie voor het bedrijf zijn in de vorm van verhoogde productiviteit aan het eind.

Een valkuil om op te letten kan zijn om te veel te luisteren naar zogenaamde early adopters, dat wil zeggen degenen die geïnteresseerd zijn in technologie en gemakkelijke toegang hebben tot nieuwe technologie. Ze zijn waarschijnlijk geen gemiddelde van je werknemers, hoewel zij misschien wel degenen zijn die de sterkste mening hebben als het gaat om het kiezen van hardware en software.

Jongere werknemers verwachten het werk meer te kunnen vormgeven op een manier die bij hen past en het uit te voeren met tools die ze leuk vinden. Het feit dat het bedrijf laat zien dat het inspeelt op de wensen van de medewerkers wordt daarom een manier om jongere vaardigheden aan te trekken.

Deel 2

Veiligheid

Cloud versus eigen serverhal

Een vraag die vaak opduikt, is of cloudoplossingen veiliger zijn dan traditionele kantoorserveroplossingen, d.w.z. op kantoor Intuïtief kan het veiliger aanvoelen om de gegevens lokaal op te slaan waar je de servers ziet en voelt, maar over het algemeen is het andersom. Microsoft, Google, Amazon en de andere grote cloudbedrijven hebben oneindig veel meer middelen te besteden aan gegevensbeveiliging dan de meeste bedrijven, evenals veel grotere druk om de gegevens van hun klanten te beschermen tegen inbraak. Dat wil niet zeggen dat het slechts een kwestie is van alle gegevens in hun handen laten. Er kunnen speciale voorwaarden zijn voor je bedrijf en je klanten die vereisen dat je speciale eisen stelt aan je cloudprovider, zoals het land waar de gegevens van je klanten worden opgeslagen.

Een risicoprofiel maken

Verschillende mensen bij het bedrijf lopen een verschillend risico op cyberaanvallen, afhankelijk van hun rol en het type gegevens waar ze toegang toe hebben. Daarom moeten werknemers worden ingedeeld op basis van een risicoprofiel dat vervolgens bepaalt welke beveiligingsfuncties ze moeten hebben. Een CEO die toegang heeft tot gevoelige informatie over het bedrijf en ook veel reist heeft een hogere risicoklasse dan iemand die slechts toegang heeft tot een beperkt deel van de bestanden van het bedrijf en ook meestal vanuit het kantoor werkt.

Endpoint security

Wanneer werknemers zich buiten het kantoor bevinden (of liever het kantoornetwerk), moeten ze buiten de firewall van het bedrijf verbinding maken en krijgen daarom geen firewallbescherming tegen aanvallen op hun eigen apparaat. Om het voor gebruikers gemakkelijker te maken om zich af te melden voor onveilige draadloze netwerken in cafés en luchthavens, moeten ze elke maand een voldoende mobiele datapot hebben, en bij voorkeur ook een VPN-service die de verbinding met de gegevens en diensten van het bedrijf nog veiliger maakt. Wat het beheer van digitale apparaten in het algemeen vergemakkelijkt en verloren en gestolen apparaten in het bijzonder is een Mobile Device Management (MDM) tool. Hiermee kun je eenvoudig apparaten volgen en wissen die zijn verwijderd of gestolen, en snel nieuwe apparaten instellen, zodat de betrokken werknemer weer aan het werk kan.

Deel 3

Organisatie: van tijdregistratie tot zelfleiderschap

Doelen meten in plaats van tijd

Wanneer we op verschillende plaatsen op verschillende tijdstippen werken, kunnen we de inspanning niet meer meten in hoe lang we op een speciale stoel in een kantoor zitten. In plaats daarvan wordt het belangrijker om duidelijk te definiëren wat er van werknemers wordt verwacht om hun doelen te bereiken.

Dan is het belangrijk dat managers op alle niveaus overstappen op het coachen van medewerkers met een focus op resultaten in plaats van welke taken worden uitgevoerd. Het vereist ook dat managers vertrouwen hebben in werknemers die op afstand werken.

Groeiende productiviteit

Een duidelijk vertrouwen betekent meer dan een neutrale acceptatie van flexibel werken; alles neemt toe, van communicatie en creativiteit tot samenwerking en betrokkenheid, wat op zijn beurt de productiviteit een boost geeft. Volgens een enquête van het zakenblad The Economist is er een meetbare correlatie tussen mobiel geoptimaliseerde werkplekken en betrokkenheid van medewerkers: 60 procent van de respondenten zei dat ze zich door mobiele technologie productiever voelen, en meer dan 45 procent zegt creatiever te worden.

Pas op dat je niet de hele tijd te werkt

Wanneer het mogelijk is om altijd en overal te werken, bestaat het risico dat dit gebeurt. Sommige werknemers zijn beter dan anderen in het vaststellen van regels en grenzen voor wanneer de werkdag begint en eindigt, maar anderen kunnen hier hulp bij gebruiken om niet uitgeput te raken.

Twee concrete adviezen zijn het plannen van taken die het hoofd wissen en het gebruik van digitale apparaten na 22 uur indien mogelijk voorkomen. Sommige mensen hebben ook veel baat bij het creëren van een persoonlijk ritueel dat aangeeft dat de werkdag voorbij is. Hier is het belangrijk dat het management voorop loopt en bijvoorbeeld niet e-mailt in het weekend of na bepaalde tijden van de dag, tenzij is aangegeven dat er niet direct een antwoord verwacht wordt.

Deel 4

Opleiding

De technologie is op zijn plaats - wat nu?

Zodra technologie en diensten zijn ingevoerd, begint de echte uitdaging: overschakelen naar een nieuwe manier van werken. Sommige early adopters bij het bedrijf hebben de nieuwe technologie misschien al omarmd en manieren gevonden om ze te gebruiken, maar de meerderheid van de gebruikers moet worden opgeleid in zowel de manier waarop de technologie en diensten werken, en vooral; hoe het bedrijf van plan is om ze te gebruiken. Daarom moet de opleiding van werknemers een groot deel van het budget zijn voor het bedrijf om over te schakelen naar een digitale mobiele werkplek.

Microlearning in plaats van worstvulling

In het verleden stuurden we gebruikers op eendaagse cursussen in de hoop dat ze alles zouden leren wat ze nodig hadden bij de implementatie van een nieuw systeem. Misschien werkte dat toen er een paar keer per decennium nieuwe technologie kwam. Tegenwoordig zullen er elke twee maanden nieuwe functies zijn en de kennis moet voortdurend worden ontwikkeld en op een heel andere manier in leven worden gehouden. Een moderne manier om werknemers op te leiden is om hen eerst een algemene introductie te geven en vervolgens een kleine interne micro-opleiding op maat van hun rol en taken. Tegelijkertijd moet alle kennis worden verzameld en beschikbaar gesteld, zodat het gemakkelijk is om te herhalen en te controleren hoe iets werkte.

9 november 2020

Tags