Werkplek

Handleiding: kies de juiste printer

Je hebt een nieuwe printer nodig, maar welke moet je kiezen? Als je precies weet wat hij moet kunnen, wordt het makkelijker om er een te vinden die bij je past. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, maar als je niet weet wat de verschillende functies of wat de verschillende technologieën zijn, dan wordt het al een stuk moeilijker. Met deze gids kun je echter de juiste printer voor jou of je bedrijf vinden.

In het eerste deel van deze handleiding kijken we naar de vragen die je moet beantwoorden, voordat je een besluit neemt. In het tweede deel geven we je tips en adviezen op basis van wie de printer gaat gebruiken. Tenslotte kijken we naar de functies en termen die je kunt tegenkomen als je verschillende modellen met elkaar vergelijkt.

Deel 1

De basisvragen

Waar heb je hem voor nodig?

Er wordt veel gesproken over het papierloze kantoor, maar bij de meeste bedrijven staat toch nog wel een printer. Al was het maar om contracten, documenten of facturen af te drukken. Daarom investeren veel bedrijven tegenwoordig in een printer met meerdere functies, een grotere capaciteit en mogelijkheden om documenten te scannen of kopiëren.

Netwerkprinter of niet?

Één van de eerste dingen waar je over moet nadenken, is of je een netwerkprinter nodig hebt of niet. Een netwerkprinter kan meer aan dan gewone printers en heeft vaak meer geavanceerde netwerkfuncties.

Dankzij betere processors en een groter RAM-geheugen is een netwerkprinter sneller dan een printer voor thuisgebruik, en dankzij de grotere capaciteit hoef je niet zo vaak papier bij te vullen. Een nadeel van netwerkprinters is wel dat ze duurder zijn en dat ze vaak groot en zwaar zijn, en dus meer ruimte innemen.

Budget?

Een printer kan een paar tientjes tot een paar honderd euro kosten. Als je een duurdere printer koopt, betaal je vooral voor snelheid en kwaliteit.

Fotografen stellen vaak bijzonder hoge eisen aan een printer en daarom kopen ze zelden de goedkoopste, maar bedrijven met veel werknemers hebben vaak behoefte aan snelle printers met een grote capaciteit. Daarnaast is het belangrijk dat je rekening houdt met de bedrijfskosten van een printer. Aangezien er geen standaard is om de kosten per afgedrukte pagina te meten, moet je de gegevens van de producenten met een korreltje zout nemen. Deze gegevens zijn natuurlijk wel geschikt voor een algemeen beeld van de kosten. Factoren die van invloed zijn op de afdrukkosten, zijn onder meer de hoeveelheid afbeeldingen die je print en hoeveel kleureninkt je gebruikt.

Vergeet ook niet dat je rekening moet houden met allerlei andere opties en omstandigheden voor een zo gunstig mogelijk kostenplaatje. Dingen die kunnen bijdragen aan de totale kosten zijn bijvoorbeeld extra garantie en eventuele service level agreements.

Tip: kies voor printers van hetzelfde merk

Als je nieuwe printers moet kopen voor je bedrijf dan is het verstandig om printers van hetzelfde merk te nemen, en liever nog hetzelfde model, zodat je overal dezelfde accessoires kunt gebruiken. Voor de juiste inktpatronen of toners kun je gebruikmaken van de inkt- en tonerhandleiding van Dustin.

Papierformaat?

A4 wordt het meest gebruikt, maar veel bedrijven willen ook kunnen printen op het grotere A3-formaat. Als je af en toe grote marketingmaterialen of tekeningen wilt afdrukken, dan is een A3-printer een goede keuze. Dit soort printers kunnen namelijk ook worden gebruikt voor afdrukken op A4-formaat.

Je kunt eventueel ook nog kiezen voor een grootformaat printer of plotter. Deze printers waren vroeger erg duur, maar nu de prijzen dalen, worden ze voor velen steeds interessanter. Een plotter werkt grotendeels op dezelfde manier als een reguliere printer, behalve dan dat ze vaak afdrukken op een rol papier maken, in plaats van op afzonderlijke vellen. De breedte van het papier wordt meestal aangegeven in inches.

De plotter is vooral interessant voor grafisch ontwerpers of architecten die grote tekeningen willen printen, maar in de afgelopen jaren zijn dit soort printers steeds meer allround geworden. Als je veel reclame- of verkoopmaterialen op groot formaat wilt afdrukken, dan is een plotter echt een uitstekende investering.

Multifunctioneel of niet?

Wil je alleen maar printen of wil je ook kunnen scannen, faxen en kopiëren? Printers die meerdere taken kunnen uitvoeren, noemen we multifunctionele printers (MFP). Als je voor een multifunctioneel apparaat kiest in plaats van bijvoorbeeld afzonderlijke printers en scanners, dan kun je veel ruimte en geld besparen.

Een andere variant is de mobiele printer. Mobiele printers zijn meestal zo klein dat ze in je tas passen. Ze hebben een ingebouwde accu en kunnen met Bluetooth aan een apparaat worden gekoppeld. Perfect als je bijvoorbeeld bij een klant op bezoek een contract wilt printen.

Kleur of zwart-wit?

Wil je in kleur kunnen printen of is zwart/wit voldoende? Houd hierbij vooral in het achterhoofd hoe je afdrukbehoeften er in de toekomst uit gaan zien en of het bedrijf gaat uitbreiden. Als je een zwart/wit-printer koopt zonder kopieerfunctie, dan kun je dit later niet meer aanpassen.

Beveiliging?

Vaak wordt het veiligheidsaspect over het hoofd gezien als er een printer moet worden gekozen. Een van de meest belangrijke beveiligingsfuncties is 'Pull Printing', waarbij iemand zich op de een of andere manier moet identificeren om een afdruk op te halen, zoals met een pincode, ID-kaart of vingerafdruk.

Organisaties met strengere beveiligingseisen kunnen bijvoorbeeld eens kijken naar HP Enterprise-modellen. Deze hebben vaak ingebouwde functies die je beschermen tegen aanvallen van buitenaf en ervoor zorgen dat schadelijke software geen kans krijgt.

Afdruktechnologie

Inkt of laser? Deze vraag houdt iedereen al jaren bezig en men is het er nog steeds niet over eens. Vroeger waren inkjetprinters alleen voor thuisgebruik en laserprinters alleen voor op kantoor, maar beide technologieën zijn flink ontwikkeld waardoor het moeilijker wordt om te kiezen.

Laserprinters
In het algemeen kun je stellen dat een laserprinter een goede keuze is als je grote volumes met voornamelijk tekst afdrukt en je op zoek bent naar snelheid. Laserprinters maken gebruik van toners die zijn gevuld met poeder dat tijdens het afdrukken op het papier wordt gebrand. Grote toners met een capaciteit tot wel 10.000 pagina's waren vroeger voorbehouden aan laserprinters, maar er verschijnen steeds meer inkjetprinters met een soortgelijke capaciteit. Als je naar een laserprinter zoekt, kom je zeker ook de LED-printer tegen. LED-printers lijken op laserprinters, maar ze maken gebruik van ledlampjes in plaats van een laser. In theorie maakt de ledtechnologie kleinere printers mogelijk, maar in de praktijk scheelt het allemaal niet zo gek veel.

Inkjetprinters
Als je afdrukken van hoge kwaliteit en in kleur wilt kunnen maken, dan is een inkjetprinter een goede keuze. Men denkt vaak dat inkjetprinters duurder in gebruik zijn dan laserprinters en dat het lang duurt voordat de inkt droog is, maar in de praktijk valt dit reuze mee. Zo hebben sommige printers voor thuisgebruik bijvoorbeeld navulbare inktcartridges en voor zakelijk gebruik heeft HP de serie PageWide op de markt gebracht.

Fotoprinters
Als je voornamelijk foto's afdrukt en op zoek bent naar topkwaliteit, kies dan voor een speciale fotoprinter. Deze printers kunnen vaak dikker papier verwerken, afdrukken met meerkleurige inkt en ze printen met kleinere druppels (gemeten in PL). Kleinere inktdruppels betekent meer en nauwkeuriger details.

Matrixprinters
Matrixprinters zijn betrouwbaar en goedkoop, en daarom geschikt voor bij de receptie van een gebouw of in zakelijke omgevingen waarin facturen en pakbonnen in grote aantallen worden afgedrukt.

Tip: houd rekening met de totale kosten

Als je bezig bent met het kostenplaatje, kijk dan niet alleen naar wat een printer kost. Doe bijvoorbeeld ook eens onderzoek naar de kosten per afgedrukte pagina en de eventuele onderhoudskosten. Het loont vaak om iets meer te besteden aan een printer die op de lange termijn goedkoper is.

Afdruksnelheid

Hoe snel je printer moet zijn, hangt af van hoeveel je gaat printen en vooral hoe vaak je de printer gaat gebruiken. De opstartsnelheid van de printer en de tijd tot de eerste afdruk hangen onder andere af van welke technologie er wordt gebruikt, de grootte van het RAM-geheugen en de processorsnelheid. Een langzame printer kan zo'n 20 pagina's per minuut afdrukken, terwijl de allersnelste exemplaren het drievoudige kunnen printen. De afdruksnelheid wordt meestal aangegeven in PPM (pagina's per minuut). Daarnaast kan het interessant zijn om te kijken naar de tijd die de printer nodig heeft om de eerste afdruk te produceren.

Afdrukkwaliteit

Een van de belangrijkste onderdelen bij het bepalen van de afdrukkwaliteit is de resolutie, oftewel uit hoeveel punten de afgedrukte afbeelding bestaat en hoe dicht de punten op elkaar staan. De resolutie wordt zowel horizontaal als verticaal bepaald, en aangegeven in DPI (dots per inch). Een printer met een afdrukresolutie van 600 x 600 DPI drukt dus 600 x 600 punten in een vierkant van een inch bij een inch (2,54 x 2,54 cm) af. Een hoge DPI is vooral van belang als je grote afbeeldingen wilt printen. De meest voorkomende resoluties zijn 600 en 1200 DPI.

Professionele gebruikers moeten daarnaast rekening houden met de kleurruimte van een printer. Verder kun je ook nog kijken naar parameters als de kleurendiepte en grijsschaaldiepte, beide in bits, die invloed hebben op de afdrukkwaliteit.

Deel 2

Gebruikerstype

Als je een printer voor je bedrijf moet kiezen, houd dan vooral rekening met hoeveel mensen de printer gaan gebruiken. Ieder bedrijf heeft natuurlijk andere behoeften, maar we zullen in ieder geval proberen om je wat algemene tips te geven die je een zetje in de juiste richting kunnen geven.

Thuiskantoor

Thuiskantoren of kleine bedrijven hebben geen geavanceerde netwerkwerkprinter nodig. Om ruimte te besparen is het dan verstandig om een multifunctionele printer te kiezen die kan scannen, kopiëren en printen. Snelheid en de grootte van de papierinvoer zijn normaal gesproken minder belangrijk. Je moet van tevoren alleen wel bepalen of je voor een inkjet- of een laserprinter gaat. Als je voornamelijk tekstdocumenten afdrukt, dan is de laserprinter wellicht de beste optie, maar als je veel afbeeldingen in kleur moet printen, kijk dan vooral naar een inkjetprinter.

Een klein team (tot 10 gebruikers)

Voor kleine teams die regelmatig printen, is een wat professionelere printer misschien al een goede optie. De afdruksnelheid is nog steeds niet heel belangrijk, omdat er zelden een rij voor de printer komt te staan, maar misschien is een grote papierlade wel interessant. Vanuit praktische overwegingen kan het wel slim zijn om een multifunctionele printer te kiezen die kan kopiëren, faxen en scannen.

Een middelgroot team (10-20 gebruikers)

Voor middelgrote teams kun je het beste kiezen voor een printer die zo'n 30-40 pagina's per minuut kan afdrukken, om te voorkomen dat er een rij bij de printer ontstaat. Houd ook rekening met hoeveel afdrukken er maandelijks worden gemaakt en kies een printer die aansluit op die behoefte. Veel producenten noemen dit het 'aantal afdrukken per maand' of iets dergelijks. In deze categorie is een laserprinter vaak een betere keuze dan een inkjetprinter.

Een groot team (meer dan 20 gebruikers)

Hoe meer gebruikers, hoe sneller de printer moet zijn. Een gewone afdruksnelheid voor een groot team kan oplopen tot wel 50-60 pagina's per minuut. Bedrijven die dit type printer zoeken, moeten misschien ook kijken naar de beveiligingsfuncties van de printer, zoals de mogelijkheid om een pincode of ID-kaart op te vragen voordat je kunt printen. Sommige bedrijven hebben zelf behoefte aan mobiele printers die bijvoorbeeld kunnen worden gebruikt tijdens klantbezoeken.

Voor grote bedrijven kunnen zelfs aanvullende functies, zoals perforeren, hechten, lijmen en vouwen interessant zijn. Sommige printers zijn al voorzien van deze functies, terwijl andere printers hiermee kunnen worden uitgebreid.

Tip: zorg dat er iemand verantwoordelijk is voor de printer en de werking ervan

Welke printer je ook kiest, zorg dat er iemand verantwoordelijk is voor de printer en de werking ervan, en houd het bij printers van één producent zodat je de inkoop van toebehoren kunt optimaliseren.

Deel 3

Specificaties en functies

In dit deel bespreken we diverse functies en veelvoorkomende termen, zodat je makkelijker een keuze kunt maken voor de juiste printer.

Duplex

De functie duplex betekent eigenlijk dat een printer dubbelzijdig kan afdrukken, dus op beide zijden van een pagina. Er wordt onderscheid gemaakt tussen automatische en handmatige duplex. De tweede houdt in dat je zelf het papier moet omdraaien en het zelf in de printer moet invoeren.

DPI

DPI is de afkorting van 'dots per inch' en dit zegt wat over de resolutie van de printer. Hoe hoger het getal, hoe meer details de printer kan afdrukken. De DPI van een printer is vooral van belang als je grote afbeeldingen wilt printen.

OCR

OCR is de afkorting van 'optical character recognition'. Dit is een technologie waarmee je geschreven documenten kunt scannen en omzetten naar digitale, bewerkbare en doorzoekbare documenten. Dit doe je meestal met behulp van software die je op een computer moet installeren, maar er zijn ook printers met een ingebouwde OCR-functie.

E-mailafdrukken

Een aantal printers kan automatisch documenten afdrukken die je er via e-mail naartoe stuurt.

Aantal afdrukken per maand

Het aantal afdrukken per maand is een manier om het aanbevolen gebruik per maand weer te geven, zodat je onnodige of risicovolle slijtage voorkomt. Een laserprinter voor kantooromgevingen kan honderdduizenden afdrukken per maand verwerken, terwijl een inkjetprinter er maar een paar duizend per maand aankan.

Scanner

Als een multifunctionele printer een ingebouwde scanner heeft, dan is dat bijna altijd een flatbedscanner. Het formaat en de resolutie verschilt per model.

Mobiel printen

Op veel printers kun je ook direct vanaf je mobiele telefoon via de cloud afdrukken. Voorbeelden van apps en clouddiensten die dit ondersteunen, zijn bijvoorbeeld HP ePrint, Apple AirPrint, Mopria Print Service en Google Cloud Print.

Fax

Veel multifunctionele printers hebben een functie waarmee je faxen kunt versturen en ontvangen. In dit geval moet je met een aantal dingen rekening houden, zoals hoeveel pagina's de fax in het geheugen kan opslaan en welke snelheid de faxmodem aankan.

Verbindingen

Veel printers kunnen vanaf verschillende bronnen worden bediend. Hieronder vind je de meest gebruikte verbindingsmogelijkheden.

USB – Betekent dat je een printer direct op een computer kunt aansluiten met behulp van een USB-kabel.

Wifi – Hiermee kun je een printer draadloos verbinden via je wifi-netwerk.

Wi-Fi Direct – Hiermee kun je via wifi printen, zonder dat je toegang hebt tot een draadloos netwerk.

Geheugenkaartlezer - Je kunt direct afdrukken vanaf een USB-stick of een geheugenkaart.

NFC – Je kunt afdrukken vanaf een compatibele mobiele telefoon, als je deze tegen de printer aanhoudt.

Bluetooth – Je kunt afdrukken vanaf een apparaat via een Bluetooth-verbinding.

Lan/Ethernet – De printer heeft een ingang voor een netwerkkabel.

23 november 2020

Tags