Werkplek

Vermijd de valkuilen van digitale vergaderingen

Wanneer meer mensen thuiswerken, kan je bedrijf zo maar effectievere vergaderingen krijgen. Maar dat vergt ook meer planning.

Tussen februari en maart 2020 nam het gebruik van het vergaderprogramma Zoom toe met 1.330 procent. Met 1.000 procent zag Microsoft vrijwel dezelfde toename in het gebruik van de videofunctie van zijn communicatieprogramma Teams.

Noren en Nederlanders zien elkaar het liefste op bewegend beeld – zij activeren de videofunctie in 60 procent van alle gesprekken in Teams. Zweden zijn iets minder sociaal met maar 47 procent van de gesprekken met beeld.

Maar hoe organiseer je de gebruikelijke vergaderingen online?

Vergt voorbereiding

Wanneer meer vergaderingen digitaal worden, stelt dat hogere eisen aan ons vermogen om het werk te organiseren. Het wordt al snel duidelijk wanneer de voorzitter van de vergadering tekortschiet, en kleine en grote irritatiemomenten worden uitvergroot.

“De vergaderingen moeten goed zijn voorbereid met een duidelijke agenda en iedere deelnemer moet een rol hebben. Wanneer je online vergadert, is het nog belangrijker om een voorzitter te hebben die stuurt en zorgt dat iedereen aan het woord komt. Dit is iets wat bij veel fysieke vergaderingen al ontbreekt en digitaal wordt het probleem alleen maar groter,” zegt Tom Erik Lia, salesmanager bij Pexip, een Noors bedrijf voor videovergaderingen.

De voor- en nadelen van minder kletsen

Met behulp van digitale programma’s hebben we de mogelijkheid om effectiever te werken. Veel bedrijven zijn erachter gekomen dat een aantal vergaderingen, bijvoorbeeld met alleen informatie of statusupdates, kunnen worden afgehandeld via mail of chat, of zelfs helemaal achterwege kunnen worden gelaten.

Digitale vergaderingen gaan vaak ook sneller dan fysieke, in sommige gevallen doordat we een deel van de menselijke interactie missen die we bij fysieke vergaderingen hebben.

“Veel mensen merken dat ze minder tijd nodig hebben op video dan wanneer ze op een podium staan te vertellen of voor andere deelnemers in een vergaderruimte. Dat komt doordat een deel van de communicatie met de deelnemers gewoon wegvalt, zoals grapjes of een-op-eencommunicatie,” zegt Tom.

De tolerantie is groot. Veel mensen raken gestrest als de kinderen of de hond binnenkomen tijdens een vergadering, maar maak je niet druk.

Sommige bijeenkomsten kosten digitaal echter meer tijd. Een voorbeeld hiervan zijn studiebijeenkomsten of workshops waarbij de deelnemers nieuwe kennis in zich moeten opnemen. Daarbij zijn vaak gedetailleerdere uitleg en vervolgvragen nodig. Dat vereist nog betere organisatie om te zorgen dat de bijeenkomst niet rommelig en inefficiënt verloopt.

Je peuter komt in beeld

In het voorjaar van 2020 moesten veel mensen zonder ervaring met vergaderen op afstand wennen aan een nieuwe manier van werken. We hebben een kijkje gekregen in elkaars huis, met alle bijbehorende afleidingen. Het is goed als je bijvoorbeeld dingen uit beeld haalt die de aandacht kunnen trekken, maar in het algemeen moet je een beetje begrip tonen vindt Tom:

“De tolerantie is groot. Veel mensen raken gestrest als de kinderen of de hond binnenkomen tijdens een vergadering, maar maak je niet druk. Er wordt veel geaccepteerd omdat het thuiskantoor nou eenmaal zijn uitdagingen kent, bijvoorbeeld dat je vergadering onderbroken wordt doordat een peuter met zijn ouders wil praten. Blijf er vrolijk bij.”

Lees ook:

Ben je klaar voor de medewerkers van de toekomst?

Tekst: Johan Wallén